1. Das Erstgespräch


Während dieses ersten Termins stellen wir Ihnen anhand einer kurzen Präsentation unser Konzept und unser Unternehmen vor.

Wenn wir Sie von unserer Leistungsfähigkeit überzeugt und Sie für sich erkannt haben, dass dieses Konzept auch für Sie von Vorteil wäre und in Ihren Liegenschaften Einsparungspotential vorhanden ist, verschaffen wir uns einen Überblick über die allgemeine Situation in Ihren bzw. den von Ihnen verwalteten Liegenschaften in Folge dessen diese Fragen erörtert werden:

– Bestehende Eigentümerstruktur (WEG, Fonds, Liegenschaften des Bundes oder der Länder etc.)?
– Unterliegen die Liegenschaften besonderen Auflagen (Denkmalschutz)?
– Welche nebenkostenrelevanten Dienstleistungen sollen nicht analysiert werden?
– Gibt es Dienstleister, die besonders berücksichtigt bzw. nicht berücksichtigt werden sollen?
– Stehen Einsparungen im Vordergrund, oder soll auch der Einsatz moderner Technik bzw. verbesserter Service ohne Mehrkosten betrachtet werden?
– Diese Auswertungen werden in einem Dokument zusammengefasst und dienen als Arbeitsgrundlage für den nächsten Schritt.

2. Die Datenaufnahme


Hierfür benötigen wir zu unserer Legitimation gegenüber Dritten eine auf unser Unternehmen ausgestellte Vollmacht. Im Gegenzug hierzu erhalten Sie eine von uns unterzeichnete Datenschutzvereinbarung, die uns verpflichtet, sämtliche während der Datenaufnahme erhaltenen Informationen nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben. Damit ist bereits die Grundlage geschaffen, um die sich nun anschließenden weiteren Schritte (Datenaufnahme, Analyse etc.) auf dem Weg zur Nebenkostenoptimierung zu gehen

Nach Vorlage dieser Dokumente werden im nächsten Schritt von unseren geschulten Mitarbeitern die nebenkostenrelevanten Unterlagen (Verträge, Jahresabrechnungen etc.) Ihrer Objekte gesichtet und in digitaler Form aufgenommen. Dies geschieht in Absprache mit Ihnen direkt vor Ort mittels unserer unternehmenseigenen Scanner-Teams. In der Regel werden hierfür je nach Größe des Bestandes 2-3 Tage benötigt und es sind keine Vorbereitungsmaßnahmen Ihrerseits erforderlich. Der allgemeine Tagesablauf innerhalb Ihres Unternehmens wird durch uns nicht behindert, da unsere geschulten Mitarbeiter schnell und effizient nur einzelne objektbezogene Akten bearbeiten. Eine ordnungsgemäße Behandlung Ihrer Unterlagen ist für uns selbstverständlich. Weiterhin ist die Einhaltung der im Datenschutzgesetz festgelegten Vorschriften für uns Grundlage unserer Arbeit.

3. Die Analyse


Sämtliche eingescannten Verträge werden jeweils objektbezogen in unsere unternehmenseigene Datenbank, die Powerdata, übernommen und hinsichtlich ihrer Anbieter, Laufzeiten, technischen Informationen und Konditionen eingelesen und ausgewertet.

Im nächsten Schritt werden die so verarbeiteten Unterlagen von unseren Bereichsleitern bewertet und auf Einsparmöglichkeiten überprüft.

Mittels der Powerdata kann nach Abschluss dieser Prüfung für jedes einzelne Objekt die gegenwärtige Situation in allen Bereichen der Nebenkosten dargestellt werden. Jedes aufgenommene Objekt erhält anhand dieser Auswertung ein internes Ranking, aus dem sich dann ein Maßnahmenplan erstellen lässt. Die aktuellen Kosten und Preise werden jeweils denen der POWERKOM zur Verfügung stehenden Konditionen gegenüber gestellt und ein mögliches momentanes Einsparpotential errechnet oder gesonderte Ausschreibungen für Sie durchgeführt.

Einhergehend mit dieser Berechnung findet die Prüfung sämtlicher Kündigungsfristen sowie die Feststellung von Restlaufzeiten für sämtliche bestehenden Verträge statt.

4. Der Maßnahmenplan


Jedes Objekt, unabhängig von seiner Größe, erhält einen Maßnahmenplan, der auf der Auswertung

– der jeweiligen Dienstleistung
– des jeweiligen Anbieters und der
– derzeitigen Preisstruktur

basiert.

In Abhängigkeit von der jeweiligen Restlaufzeit und der gemeinsam festgelegten Strategie wird ein Zeitplan erstellt, der Ihnen die verschieden Varianten einer Kostenersparnis aufzeigt. Bei laufenden Verträgen, die bereits für Sie günstige Konditionen enthalten, besteht zudem die Möglichkeit, diese über Anschlussverträge nochmals zu optimieren. Alleine das Wissen über die Vertragsfristen bringt Sie bereits in eine günstigere Verhandlungsposition.

Der Maßnahmenplan umfasst somit alle Schritte und Empfehlungen, die wir unseren Kunden vorschlagen können, um das Einsparpotential vollumfänglich auszuschöpfen.

5. Die Dienstleistung


Bei historisch gewachsenen Verträgen für ein Objekt kommt es häufig zu dem Umstand, dass durch den häufigen Wechsel der Hausverwaltungen keine aktuellen Versionen mehr vorliegen. Somit ist es auch nicht möglich, Aussagen über Laufzeiten und damit verbundene Kündigungsfristen zu treffen. Gleiches gilt für Objekte, die aus dem Insolvenzverfahren oder aber der Zwangsverwaltung übernommen wurden. Für den neuen Eigentümer bzw. die neue Hausverwaltung ist es schwierig, anhand der nur noch bruchstückhaft vorhandenen Unterlagen konkrete Aussagen treffen zu können.

Die POWERKOM hat durch ihre sehr gute und intensive Zusammenarbeit mit fast allen Anbietern aus dem nebenkostenrelevanten Dienstleistungsbereich die Möglichkeit, in kürzester Zeit denjenigen herauszufiltern, der für Ihre Objekte bisher zuständig war und dementsprechende neue Angebote für Sie einzuholen. Eine schnelle und unkomplizierte Weiterversorgung der Mieter mit einem gleichzeitig damit verbundenen enormen Einsparpotential Ihrerseits ist somit immer gewährleistet.

6. Das Ergebnis


Die POWERKOM hat Ihnen den Maßnahmenplan vorgestellt und mit einer von Ihnen ausgestellten Vollmacht Verhandlungen bis zu einer unterschriftsreifen Vertragsvorlage geführt. Sie haben eine aktuelle Zusammenfassung für Ihre Objekte erhalten, die Ihnen Auskunft darüber gibt,

– welche Dienstleistung
– von welchem Anbieter
– zu welchen Konditionen
– bis zu welchem Datum

erbracht wird. Diese Daten wurden mit den der POWERKOM zur Verfügung stehenden Konditionen verglichen. Ihnen wird das Einsparpotential aufgezeigt, welches sich für Sie ergeben würde, wenn Sie sich für einen Vertragsneuabschluss oder aber eine Vertragsverlängerung entscheiden. Sollte das Ergebnis zeigen, dass die Vertragslaufzeiten eine derzeitige Änderung nicht möglich machen, werden die Auslaufzeiten Ihrer Verträge automatisch durch unsere unternehmenseigene Datenbank kontrolliert und unsere jeweiligen Fach-Experten melden sich automatisch ein halbes Jahr vor Auslauf der Frist bei Ihnen.